Assistenz Standortleiter

Adecco bietet Dir spannende Einsatzmöglichkeiten in namhaften Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen. Du möchtest Dich beruflich verändern? Dann bewirb Dich beim weltweit größten Personaldienstleister.

Für ein internationales Kundenunternehmen suchen wir für den Standort Heidelberg Dich, als

• Spannendes, vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
• Tolles Betriebsklima
• Geplante Übernahme durch das Kundenunternehmen
• Gute Anbindung mit dem öffentlichen Nahverkehr, Kostenlose Parkplätze vor Ort
• Kantine und Einkaufsmöglichkeiten vor Ort
• Attraktive Mitarbeitervergünstigungen bei namhaften Partnerunternehmen
• Vergünstigtes Deutschlandticket in Form des Jobtickets
• Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen von Adecco E-Academy
• Elektronische Zeiterfassung und komfortable Mitarbeiter-APP
• Persönliche und individuelle Einsatzbetreuung durch das Adecco-Team

In dieser vielseitigen Position übernimmst Du zentrale Assistenz- und Verwaltungsaufgaben und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft sowie in projektbezogenen Prozessen. Dein Aufgabengebiet umfasst unter anderem:

• Vorbereitung, Bearbeitung und Überwachung von Bestellungen im Bereich Lager/Depot

• Kontrolle und Aufbereitung von Rechnungen, insbesondere aus dem Bereich Warehouse/Depot

• Bildung von Rückstellungen im Rahmen der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse in Abstimmung mit den Vorgesetzten

• Selbstständige Erstellung, Bearbeitung und Finalisierung von Schriftstücken, Berichten und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache

• Aufbereitung von Unterlagen und Grafiken nach Stichworten für interne und externe Präsentationen

• Terminplanung, -koordination und -überwachung für das Team und die Projektverantwortlichen

• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen sowie Besuchsprogrammen im In- und Ausland

• Unterstützung bei der Planung, Organisation und Koordination von Projekten

• Prüfung, Bearbeitung und Weiterleitung von Eingangs- und Ausgangspost inkl. Priorisierung und formaler Kontrolle

• Verwaltung und Pflege der Ablage sowie projektbezogener Sonderablagen

• Erfassung von Geschäftsvorgängen und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z. B. Industriekaufmann/-frau, Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation) mit mehrjähriger Berufserfahrung in vergleichbaren Aufgabenbereichen
• Kenntnisse im Bereich Rechnungswesen (z. B. Kontierung, Rückstellungen, Monats-/Quartals-/Jahresabschlüsse) und in der Erstellung von Berichten
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten: strukturierte Problemlösung, sorgfältige Datenprüfung, Fähigkeit zur Fehlererkennung und -korrektur
• Selbstständige, eigenverantwortliche Arbeitsweise: proaktives Handeln, Priorisierung von Aufgaben, Termintreue auch unter Mehrbelastung
• Hohe Ergebnisorientierung und Serviceorientierung: Fokus auf effiziente Prozessabwicklung, Kundenzurchlässigkeit und serviceorientierte Kommunikation intern wie extern
• Teamfähigkeit und interkulturelle Kompetenz: kooperatives Arbeiten im Team, Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit internationalen Partnern, Verständnis für differentiale Kommunikationsstile
• Organisationsgeschick: effiziente Terminplanung, Fristenüberwachung, Ablage- und Dokumentenmanagement auf hohem Niveau
• Kommunikationsstärke: sicheres Ausdrucksvermögen in Deutsch, gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; auch das Verfassen von Berichten, Präsentationen und Korrespondenz auf Deutsch/Englisch
• Zahlenaffinität und analytische Kompetenz: sichere Anwendung von Kennzahlen, Kosten-/Budgetüberblick sowie Unterstützung bei Kalkulationen und Abschlüssen
• IT-Kompetenz: souveräner Umgang mit MS Office (Excel, PowerPoint, Word), idealerweise weitere Tools (z. B. Outlook, ERP- oder CRM-Systeme); Grundkenntnisse im Umgang mit Präsentations- und Reporting-Tools
• Detailorientierung bei rechtlichen und formalen Anforderungen: Prüfung von Formvorgaben, Vollständigkeitschecks, Umgang mit sensiblen Informationen
• Selbstmanagement und Lernbereitschaft: schnelle Auffassungsgabe, Bereitschaft zur stetigen Weiterentwicklung von Prozessen, Offenheit für neue Tools und Methoden
• Diskretion und Vertraulichkeit: verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Geschäftsvorgängen und sensiblen Daten
• Lösungsorientierte Denkweise: Fähigkeit, Grenzen von Prozessen zu erkennen und Verbesserungen vorzuschlagen oder umzusetzen
• Qualitätsbewusstsein: hohe Ansprüche an Genauigkeit, Vollständigkeit und fehlerfreie Unterlagen